Huishoudelijk reglement Stichting Veteranen Deurne
Vastgesteld bij besluit Bestuursvergadering d.d. 09-11-2021
Algemeen
- Het Huishoudelijk Reglement (HR) zoals genoemd in Art.10 onder punt 1 van de statuten van de Stichting Veteranen Deurne (SVD), vormt, voor zover noodzakelijk, een verbijzondering van en aanvulling op de statuten ervan.
- Dit HR volgt de indeling van de statuten en benoemt alleen de artikelen die verbijzonderd worden. Aansluitend worden de relevante bepalingen beschreven die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Aanvulling op artikelen van Statuten
1. Aanvulling op Artikel 2 (Doel).
a. Ontmoetingsplek.
Het Hofke van Marijke in de St Jozefparochie zal als ontmoetingsplaats gebruikt worden door de SVD.
b. Samenwerking en contacten.
(1) De SVD streeft naar samenwerking met de gemeente Deurne, de inwoners van Deurne en de lokale middenstand;
(2) De SVD onderhoudt contacten met het Nederlands Veteranen Instituut (NLVi), het Veteranen Platform, de Stichting Veteranen Ontmoetingscentra (VOC);
c. Stichtingsembleem
Het Stichtingsembleem bestaat uit het V-teken (blauw) aangevuld met de tekst Stichting (blauw) Veteranen (geel) Deurne (blauw).
2. Aanvulling op Artikel 4 (Bestuur: samenstelling, benoeming, beloning, ontslag).
a. Bestuur.
Het bestuur van de SVD heeft als specifieke competenties:
(1) het dragen van de juridische eindverantwoordelijkheid over de SVD;
(2) het beheer van het Stichtingsvermogen;
(3) het vaststellen en zonodig wijzigen van de statuten, het HR, het jaarplan, de jaarbegroting, het jaarverslag en overige documenten voor zover het bestuur die relevant vindt voor het besturen van de SVD;
(4) het afleggen van financiële verantwoording;
(5) het nemen van beslissingen in gevallen waarin de statuten, het HR, of het jaarplan niet voorzien.
Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter en de secretaris.
b. Bestuursleden.
(1) De leden worden door het bestuur benoemd voor onbepaalde tijd;
(2) Het bestuur stelt een rooster op dat de data van aan- en aftreden weergeeft;
(3) Het bestuur is bevoegd het aantal bestuursleden aan te passen (conform de statuten) en om in voorkomend geval m.b.t. de voornoemde interne taakverdeling een afwijkende regeling te treffen;
(4) Wie tussentijds in een vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorgang(st)er.
c. Vergoedingen
Een bestuurslid kan recht doen gelden op een vergoeding van autokosten van € 0,19 per gereden kilometer of van andere kosten ten behoeve van, of tijdens werkzaamheden voor de SVD, indien het bestuur de te maken kosten noodzakelijk acht.
3. Aanvulling op Artikel 5 (Bestuur: bijeenroeping, vergaderingen, besluitvorming).
a. Bestuursvergaderingen
(1) Minimaal elk kwartaal wordt een bestuursvergadering gehouden.
(2) De vaste agendapunten van deze bestuursvergaderingen zijn:
a. Binnengekomen post;
b. Stand financiën;
c. Plannen komende periode;
d. Wat verder nog ter tafel komt.
(3) In het eerste kwartaal wordt van het voorgaande jaar een jaarverslag opgesteld en wordt door de penningmeester een financieel jaaroverzicht gemaakt en verantwoording afgelegd aan een kascontrolecommissie bestaande uit Voorzitter en Secretaris.
(4) Uiterlijk in het vierde kwartaal wordt een jaarplan en de begroting voor het volgend jaar vastgesteld.
4. Aanvulling op Artikel 7 en 8 (Bestuur: Taken, Bevoegdheden en vertegenwoordiging)
a. Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van het gehele bestuur voor de uitoefening van de taak van het bestuur en onverminderd de in de statuten en het HR opgedragen taken, is:
(1) de Voorzitter met name belast met:
(a) de algemene leiding over de SVD;
(b) het vertegenwoordigen van de SVD (in het bijzonder van het Bestuur) bij externe gelegenheden;
(c) het leiden van de vergaderingen met het bestuur;
(d) het toezien op naleving van statuten, HR en jaarplan;
(e) het toezien op het rooster van aftreden van de bestuursleden;
(f) het onderhouden van de externe betrekkingen.
De voorzitter wordt bijgestaan en in voorkomend geval waargenomen door de secretaris.
(2) de Secretaris met name belast met:
(a) het voeren van het secretariaat van de SVD;
(b) het waarnemen van de voorzitter bij diens afwezigheid;
(c) het verzorgen van de correspondentie van het bestuur;
(d) het registreren van ontvangen schenkingen;
(e) het opmaken van de notulen van de bestuursvergaderingen;
(f) het opstellen van het jaarverslag.
De secretaris wordt in voorkomend geval waargenomen door de voorzitter.
(3) de Penningmeester met name belast met:
(a) het beheren van de financiële middelen van de SVD;
(b) het opstellen en bewaken van de financiële meerjarenplanning en jaarbegroting;
(c) het beschikbaar stellen van budgetten conform het goedgekeurde jaarplan en de daaraan gekoppelde jaarbegroting;
(d) het zelfstandig betalen van rekeningen conform het mandaat van het bestuur;
(e) het voeren van een overzichtelijke kasboekhouding alsmede bijhouden van een lijst van eigendommen;
(f) het werven en registreren van begunstigers en het innen van hun bijdragen;
(g) het voorbereiden van aanvragen voor subsidiegevers;
(h) het opstellen van de financiële verantwoording na afloop van het stichtingsjaar.
De Penningmeester wordt in voorkomend geval waargenomen door een van de andere bestuursleden.
(4) Overige functionarissen.
Ter ondersteuning van het bestuur voor hulp bij het Veteranen café, de internet site, en voor hulpverlening aan veteranen kan het bestuur een beroep doen op vrijwilligers en nuldelijnshulpverleners.
a. Vrijwilligers Veteranen cafe treden op als gastheer of -vrouw en ondersteunen met:
- uitvoeren toegangscontrole;
- registratie gegevens bezoekende veteranen;
- leveren of verzorgen van consumpties.
b. Vrijwilliger Internet site ondersteund het bestuur met:
- opzetten en onderhouden internet site SVD;
- doet voorstellen voor opzet en onderhoud.
c. Nuldelijnshulpverleners dragen zorg voor:
- laagdrempelige opvang van bezoekende veteranen die om steun verzoeken;
- ondersteunen veteranen bij treffen regelingen in een vervolg hulpverleningstraject.
5. Vermogen
Het tot verwezenlijking van het doel van de stichting bestemde vermogen wordt gevormd door:
(1) giften en donaties;
(2) subsidies en sponsorbijdragen;
(3) hetgeen verkregen wordt door erfstellingen of legaten;
(4) hetgeen op andere wijze verkregen wordt.
De stichting mag geen uitkeringen doen aan een oprichter of aan een bestuurder. Subsidies en bijdragen van het Nederlands veteraneninstituut, het Veteranenplatform en de Stichting Veteranen Ontmoetingscentra (VOC). Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken kunnen door de stichting worden vergoed.
Schenkingen.
Schenkingen kunnen als financiële donatie worden gedaan als in de vorm van goederen. Bij aanvaarding dient de schenking te worden geregistreerd en wordt de schenker (schriftelijk) bedankt. Bij schenking van goederen geeft de schenker aan of hij de goederen in bruikleen geeft, dan wel overdraagt aan de SVD. Een en ander wordt vastgelegd op een formulier dat zowel door de schenker als een bestuurslid van de SVD wordt ondertekend. Indien schenkingen zijn overgedragen aan de SVD, zal het bestuur de bestemming ervan bepalen, waarbij in beginsel de museale regeling voor schenkingen wordt gevolgd. Dat wil zeggen dat in de eerste plaats wordt bezien of de schenking een bestemming kan krijgen binnen de SVD. Is dat niet het geval dan wordt de schenking achtereenvolgens aangeboden aan een andere historische collectie of museum. Als laatste mogelijkheid wordt de schenking verkocht of afgestoten (verschroot).
Erfstellingen.
Erfstellingen mogen alleen onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard ter bescherming van de stichting, om niet zonder voorkennis te worden geconfronteerd met een erfenis die bestaat uit schulden.
Uitgaven.
De uitgaven der stichting bestaan uit de kosten, die het bestuur ter bereiking van het doel der stichting nodig of wenselijk oordeelt.
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- De Stichting Veteranen Deurne stelt een privacy verklaring op ter uitvoering van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Zij toont daarmee aan veel belang te hechten aan een adequate bescherming van persoonsgegevens en deze alleen te verzamelen en te gebruiken in overeenstemming met de gestelde doelen en na toestemming van de betrokken personen. Zij hanteert daartoe de volgende beginselen:
a. de verwerking moet rechtmatig, behoorlijk en transparant zijn;
b. de verwerking moet gebonden zijn aan een specifiek verzameldoel;
c. de persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is;
d. de gegevens moeten juist zijn;
e. de gegevens moeten niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is;
f. de gegevens moeten goed worden beveiligd en vertrouwelijk blijven. - De Stichting Veteranen Deurne stelt een privacy verklaring op voor het gebruik van persoonsgegevens door se SVD. De verklaring bepaalt tevens de wijze waarop de persoonsgegevens van de veteranen die lid zijn van SVD worden beheerd voor de uitvoering van activiteiten waarbij derden zijn betrokken.
- De Stichting Veteranen Deurne stelt een verwerkingsregister en een privacyverklaring op. Veteranen die lid worden van SVD tekenen voor het gebruik van persoonsgegevens; het bestuur en de webmaster tekenen een geheimhoudingsverklaring.
- Persoonsgebonden informatie mag alleen worden opgenomen in publicaties in welke vorm dan ook als betrokkenen daarvoor toestemming hebben gegeven. Overigens vergewist de webmaster zich ervan dat in de overige gevallen bij het aanbieden van informatie op de website, wordt gehandeld conform de bepalingen van de AVG.